Fatores Críticos na Implantação de um sistema APS

A implantação de um APS é um projeto complexo, composto por diferentes fases, as quais requerem recursos e competências específicas para serem executadas com qualidade. Dessa forma, faz-se necessário levar em consideração os principais fatores críticos de sucesso na implantação de um sistema APS, os quais serão apresentados a seguir.

Usuário Chave

Inicialmente, é preciso ter fazer a distinção entre um sistema transacional e um sistema analítico. Enquanto no primeiro a operação e os resultados são simples e previsíveis, em um sistema especialista e analítico como um software APS a operação requer um esforço cognitivo e de análise muito mais significativo, de modo que um key user bem escolhido pode fazer toda a diferença entre a simples operação básica do software para um modelo muito mais pró-ativo de simulação de cenários e tomada de decisão baseada em indicadores.

De uma forma geral, é importante considerar na definição do usuário chave:

  • Muitas vezes as empresas tomam a decisão errada de definir como usuário chave a pessoa com mais experiência e conhecimento da área de PPCP, mas na prática esse profissional já tem muitas outras responsabilidades e não vai dispor nem do foco nem do tempo necessário para a operacionalização do sistema. Estas pessoas devem ser envolvidas no projeto e são fundamentais para as definições de regras de negócio, mas não são necessariamente o usuário chave ideal para a ferramenta;
  • Um fator importante a ser destacado é a predisposição tecnológica e a destreza computacional do profissional. Embora não seja necessário conhecimentos prévios em desenvolvimento de sistemas, uma experiência prévia com a operacionalização e implantação de outros softwares além de um raciocínio lógico bem desenvolvido também são favoráveis para o perfil ideal de um usuário de software APS;
  • Por fim, é importante reconhecer algumas competências mais abrangentes que podem ser muito úteis para o bom uso da solução. A capacidade de negociação e comunicação, por exemplo, é especialmente importante, tendo em vista todas as interfaces que envolvem as decisões de PPCP, como as áreas de produção, comercial, suprimentos e TI.

 

Qualidade dos Dados

O termo “shit in, shit out” não ficou famoso por acaso. Não adianta negar, a qualidade dos dados de entrada é fundamental para o bom uso de uma ferramenta APS. Ainda mais em uma realidade comum de muitas empresas em que os roteiros de fabricação, quando existem, foram criados unicamente com o intuído de servir ao sistema de custeio.

No entanto, também é importante ressaltar que nenhuma empresa dispõe de todos os dados que serão necessários para uma implantação robusta de um sistema APS. Por mais que muitas achem que tem dados completos e confiáveis, quando a primeira simulação mostrar gargalos em um recurso produtivos sem importância, por exemplo, ficará evidente a necessidade de aperfeiçoar os cadastros. Além dos dados básicos, algumas informações que nunca seriam necessárias antes de um sistema de programação, como por exemplo uma matriz de setup de/para, dificilmente estarão disponíveis antes do início do projeto. E isso não é necessariamente um problema, o maior erro é tentar antecipar e estar completamente pronto antes de iniciar o projeto, porque a experiência mostra que ou o projeto vai demorar muito para iniciar ou nunca sairá do papel. Na prática, um projeto de implantação deve prever o espaço necessário para que as principais coletas e revisões de cadastros sejam feitas durante a implantação, sendo feitas de forma priorizada e orientada.

Nesse sentido, ao invés de procurar deixar tudo pronto antes de iniciar o projeto, o foco deve ser em garantir um processo robusto de levamento e atualização de dados. Como pode ser garantido que ordens de produção em aberto não ficarão esquecidas no passado? Como a equipe de compras vai atualizar a data da real disponibilidade das matérias primas quando os fornecedores atrasarem as entregas? Com qual frequência serão revistos os índices de performance e os tempos de processo? Essas são as perguntas que o gestor deve se preocupar para garantir a confiabilidade nos dados.

 

Engajamento da Equipe

A implantação do APS pode transformar significativamente uma empresa, mas para isso é importante que as diversas áreas da empresa tenha participação efetiva na implantação. O que não funciona é uma decisão top down da direção pela implantação do sistema e a execução sendo feita de forma isolada somente pela área de TI ou de PPCP, por exemplo.

Desde o início das primeiras fases de diagnóstico e especificação, é preciso buscar o comprometimento e participação de diferentes áreas da empresa. A equipe de engenharia precisa estar presenta pois será um grande aliado na preparação dos dados que se fizerem necessários para aprimorar os cadastros. O comercial precisa participar pois o processo de promessa de prazo de entrega e acompanhamento dos pedidos pode ser significativamente impactado com o uso de um software de capacidade finita. A área de suprimentos tem um papel importante para garantir o follow up com os fornecedores e a atualização das reais datas de fornecimento de materiais. O TI precisa estar presente pois tem ampla influência sobre a configuração e abrangência que o sistema pode ter no processo integrado de gestão da empresa. Até mesmo a equipe de manutenção deve ser envolvida para explorar as vantagens em integrar o processo de manutenção corretiva e reprogramação rápida ou manutenções preventivas provisionadas corretamente.

 

TI com Autonomia

Não é necessariamente uma regra, mas a experiência mostra que quando uma empresa tem uma boa autonomia em realizar integrações, configurações e modificações nos seus sistemas o projeto de implantação flui com mais naturalidade e pode ser mais finamente integrado com os processos. Preferencialmente, o TI interno da empresa tem autonomia e é bem atuante em relação as necessidade da produção, mas em muitos casos um fornecedor de confiança também pode suprir muito bem as necessidades do projeto.

A integração entre o ERP e o APS não precisa ser necessariamente complicada, mas algumas vezes com mais flexibilidade é possível aproveitar oportunidades de aplicações que o modelo tradicional de integração não contemplaria, mas isso pode demandar um esforço maior por parte da equipe de TI.

 

Escolha do software e da consultoria

Por fim, um fator que muitas vezes é menosprezado é a importância de escolher o software correto e a melhor consultoria de implantação. Procurar por atalhos na escolha da tecnologia, seja porque tem um sistema mais básico que poderia ser adquirido sem nenhuma aprovação de orçamento ou porque uma das opções é de um mesmo fornecedor já existente, é um dos motivos pelos quais as empresas passam por muitas frustrações e atrasos na evolução do seu sistema de gestão. Antes de tomar a decisão pela aquisição de qualquer ferramenta, certifique-se que a escolha definida seja suficiente para modelar todas necessidades atuais do PPCP e, ainda mais importante, que seja completo e flexível o suficiente para atender as futuras oportunidades de melhoria que vão surgir após a empresa dar os primeiros passos.

Nesse sentido, a escolha da empresa de consultoria para apoiar na implantação do software também é de fundamental importância para o sucesso do projeto. Procure por uma empresa que tenha profissionais reconhecidos e cases de sucesso, de preferência no mesmo segmento do seu negócio. O perfil inovador e o domínio da tecnologia também são fundamentais, e podem fazer a diferença entre um projeto básico que ficou estabilizado e uma solução tecnologicamente atualizada em constante evolução.

Alexandre Erhart
Engenheiro de Produção com especialização em Logística Empresarial. Possui 10 anos de experiência em consultoria de gestão da produção e sistemas APS e é responsável por dezenas de cases reconhecidos e premiados internacionalmente. Dedica-se a pesquisar ferramentas e técnicas de gestão da manufatura e a encontrar formas de adaptá-las com um toque de criatividade e tecnologia à realidade das empresas em que presta consultoria. Apaixonado por viagens, ex-lutador de boxe e aventureiro nas artes culinárias, adora ouvir blues ou clássicos do rock e degustar cervejas especiais.
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